Pazaryeri siparişlerinde e-Fatura ve e-Arşiv nasıl kesilir?

Belge türünü siparişin alıcısı belirler. Alıcı vergi mükellefi bir şirketse ve GİB'in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde yer alıyorsa e-Fatura kesilir. Alıcı bireysel bir müşteriyse ya da e-Fatura kullanıcısı değilse e-Arşiv fatura düzenlenir. Pazaryeri siparişlerinin büyük çoğunluğu bireysel alıcıya gittiği için günlük işin çoğu e-Arşivdir.

Satıcı olarak sizin e-Fatura ve e-Arşiv kullanma zorunluluğunuz ise ciro ve sektör eşiklerine bağlıdır; eşikleri GİB belirler ve zaman zaman günceller. Hangi tarihten itibaren hangi belgeyi kullanmak zorunda olduğunuzu mali müşavirinizle netleştirin.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını her siparişte elle kontrol etmek zahmetlidir. Pazaryeri siparişinde kurumsal fatura isteyen alıcının vergi numarası ve vergi dairesi yer alır; bu bilgiyle e-Fatura sağlayıcınız alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığını sorgulayabilir. Vergi numarası olmayan siparişler bireysel kabul edilir ve e-Arşiv kesilir.

Pazaryeri siparişinin faturasında alıcının adı ve adresi, ürün satırları, adet, birim fiyat, KDV oranı ve tutarı, varsa satıcı indirimi ve kargo bedeli yer alır. Satış tutarı, müşterinin ödediği tutarla aynı olmalıdır; pazaryerinin karşıladığı indirimler ise pazaryerine göre farklı ele alınır, bu yüzden indirimin kimden geldiğini sipariş dökümünden kontrol edin.

Ürün satırındaki KDV oranının doğru olması önemlidir. Aynı siparişte farklı KDV oranlı ürünler varsa her satır kendi oranıyla yazılır. Yanlış oran hem müşteriye yanlış belge verir hem de KDV beyannamenizi bozar.

Fatura kesildikten sonra pazaryeri faturanın bağlantısını, bazen numarasını ve tarihini ister. Müşteri faturasını sipariş ekranından görür; bildirim yapılmazsa müşteri hizmetlerine soru gelir ve bazı pazaryerlerinde performans puanınız etkilenebilir.

Pazaryerleri bu bildirimi farklı biçimlerde ister: kimi yalnız fatura bağlantısını, kimi PDF dosyasını, kimi numara ve tarihi de bekler. Mikro ihracat siparişlerinde bazı pazaryerleri fatura numarasının biçimini ayrıca denetler. Gönderdiğiniz bağlantının uzun süre erişilebilir kalması gerekir; entegratörünüzün kalıcı görüntüleme bağlantısını kullanın.

Yurt dışına giden tekil gönderilerde fatura ihracat istisnasıyla, KDV sıfır olarak düzenlenir. Mikro ihracatta bu faturanın e-Arşiv olarak kesildiği yaygın bir uygulamadır. Faturada alıcının ülkesi, döviz cinsinden tutar ve kur, ürünlerin GTİP kodu gibi ek bilgiler yer alır.

Her e-Fatura sağlayıcısı ihracat faturasını aynı biçimde desteklemez. Faturayı kesmeden önce sağlayıcınızın istisnalı faturayı kabul ettiğini bir test belgesiyle doğrulayın; GTİP ve kur alanlarının nasıl yazılacağını mali müşavirinizle teyit edin.

Yurt dışındaki alıcının Türkiye'de vergi numarası yoktur; e-Arşiv faturada bu alanın nasıl doldurulacağı sağlayıcıya ve güncel kılavuza göre değişebilir. Döviz cinsinden kesilen faturada kur bilgisinin yazılması gerekir; hangi kuru kullanacağınızı kâr hesabındaki kurla tutarlı seçmek, muhasebe ile kâr raporu arasındaki farkı azaltır.

Kargoya verilmeden iptal edilen siparişte fatura henüz kesilmediyse kesmeyin. Fatura kesildikten sonra gelen iadede ise iadenin belgelendirilmesi alıcının durumuna göre değişir: e-Fatura kullanıcısı bir alıcı size iade faturası düzenler, bireysel alıcıda süreç farklıdır. Doğru belgeyi mali müşavirinizle belirleyin ve her iadede aynı düzeni uygulayın.

İadenin kâra etkisi de unutulmamalıdır: satış geri alınır, komisyon iadesi gelir ama gidiş ve dönüş kargosu çoğu zaman sizde kalır. İade faturalanıp pazaryeri hakedişine yansımadan dönem kapanırsa kâr raporunuz şişik görünür.

Faturayı ürün kargoya verilmeden önce ya da en geç sevkiyatla birlikte kesmek iyi bir alışkanlıktır; pazaryerleri de genellikle kargolanan siparişte faturayı görmek ister. Siparişleri gün içinde toplu kesiyorsanız, kesim saatini kargo teslim saatinizden önceye koyun.

En sık hatalar şunlardır: aynı siparişe iki kez fatura kesmek, kurumsal alıcının vergi numarasını boş bırakıp bireysel fatura kesmek, ürün adını müşterinin tanıyacağı adla değil yalnız stok koduyla yazmak, kargo bedelini faturaya eklemeyi unutmak ve kısmi iptal olan siparişte iptal edilen ürünü de faturaya yazmak. Faturalanmış siparişleri pazaryeri durumuyla eşleştiren bir liste tutmak bu hataların çoğunu kesimden önce yakalar.

Üç dört kanalda satan bir mağazada her kanalın panelinden ayrı ayrı fatura kesmek, en sık atlanan sipariş ve mükerrer fatura hatalarının kaynağıdır. Tek bir listede 'faturası kesilmemiş siparişler' görmek, günün sonunda hiçbir siparişin açıkta kalmadığını kontrol etmeyi kolaylaştırır.

Netkadran siparişin alıcısına göre belge türünü (e-Fatura ya da e-Arşiv) ayırır, kalem, adet, KDV ve tutarla faturayı hazırlar; resmî kesim bağladığınız e-Fatura sağlayıcısı (Nilvera, BirFatura, Paraşüt, QNB eFinans, Uyumsoft, İzibiz ve diğerleri) üzerinden yapılır ve son onay sizdedir. İhracat faturasında GTİP ya da kur eksikse veya sağlayıcı ihracat faturasını desteklemiyorsa fatura kesilmez, nedeni yazılır. Kesilen faturalar muhasebe programınıza da aktarılabilir. Sağlayıcı bağlantılarının kodu hazır; gerçek hesapla henüz denenmedi.