e-Fatura mı, e-Arşiv mi? Farkı ve ne zaman hangisi

e-Fatura ve e-Arşiv aynı yasal geçerlilikte, ikisi de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) düzeninde tanınan elektronik faturadır. Aralarındaki ayrım belgenin içeriğinde değil, alıcının kim olduğundadır. Alıcı da e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse belge e-Fatura olarak düzenlenir ve GİB üzerinden doğrudan alıcının sistemine iletilir. Alıcı sisteme kayıtlı değilse -ki e-ticarette siparişlerin çoğu bireysel tüketiciden gelir- e-Arşiv fatura düzenlersiniz.

e-Arşiv fatura da resmî bir belgedir; farkı, alıcıya GİB kanalıyla değil e-posta ya da kâğıt çıktı ile ulaştırılması ve satışların GİB'e rapor olarak bildirilmesidir. Yani 'e-Arşiv daha az geçerli' diye bir durum yoktur; yalnızca alıcı tarafı ve iletim yöntemi değişir.

Pazaryeri satışlarında pratik kural nettir: fatura isteyen kurumsal/mükellef alıcı e-Fatura kayıtlıysa e-Fatura, bireysel nihai tüketiciye ise e-Arşiv kesilir. Trendyol, Hepsiburada gibi kanallarda siparişlerin büyük kısmı bireysel tüketiciye gittiği için günlük hacimde en çok düzenlediğiniz belge çoğunlukla e-Arşiv olur.

Dikkat edilmesi gereken nokta, GİB'in her yıl güncellediği tutar hadleri ve zorunluluk eşikleridir: belirli ciro ya da belirli fatura tutarının üzerindeki işlemlerde elektronik belge düzenlemek zorunlu hâle gelebilir. Güncel hadleri mali müşaviriniz veya yürürlükteki tebliğ üzerinden teyit edin; bu yazı genel işleyişi anlatır, kişisel mali danışmanlık yerine geçmez. KDV oran ve tevkifatı ise belge türünden bağımsızdır; ister e-Fatura ister e-Arşiv olsun aynı KDV kuralları uygulanır.

Netkadran'ın e-Fatura otomasyonu, gelen siparişin alıcı bilgisine bakarak doğru belge türünü (e-Fatura mı, e-Arşiv mi) önceden ayıklar ve fatura taslağını hazırlar. Böylece her siparişte 'bu alıcı mükellef mi' diye elle kontrol etmek zorunda kalmazsınız; kalem, adet, KDV ve tutar taslağa işlenir, onay sizde kalır.

Önemli bir dürüstlük notu: Netkadran belgeyi kendi başına yasal olarak 'kesmiş' saymaz. Resmî kesim, kendi entegratörünüz (ör. Nilvera) ve GİB bağlantınız üzerinden gerçekleşir; para ve hukuk adımları otomatik değildir, son onay her zaman sizdedir. ERP entegrasyonu kullanıyorsanız kesilen fatura muhasebe tarafına da akıtılabilir, böylece mutabakat elle kopyalamaya kalmaz.